INFORMATIVA WHISTLEBLOWING
Canale di segnalazione interna di illeciti per i soggetti che intrattengono rapporti con System Data Center s.p.a.
1. Premessa
La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che si rapportano con System Data Center e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza. La presente informativa, a seguito della pubblicazione del D.Lgs. n. 24/2023, ha lo scopo di informare i potenziali soggetti segnalanti in maniera chiara e sintetica sul canale di segnalazione messo a disposizione per il cd. whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale, sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Società.
L’informativa è messa a disposizione e a conoscenza dei potenziali interessati attraverso la pubblicazione sul sito internet aziendale e nella sezione intranet.
2. Canale di segnalazione
In ottemperanza agli obblighi di legge, System Data Center si è dotata di una piattaforma che adotta un sistema per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE (certificato ISO 27001, conforme al GDPR).
Il canale di segnalazione deve intendersi di tipo interno ex. Art. 4 D. Lgs. 24/2023 e consente l’invio di segnalazioni in forma scritta. Attraverso il Portale Whistleblowing, raggiungibile dal sito internet di SDC il soggetto vittima di un illecito aziendale o un soggetto terzo che sia a conoscenza di un fenomeno di illecito aziendale già avvenuto o fondatamente configurabile in futuro può segnalare il proprio caso, in forma completamente anonima oppure, a sua scelta, in forma non anonima. La segnalazione verrà tempestivamente gestita da un addetto opportunamente formato ed autorizzato per
garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto dalla normativa in materia.
3. Soggetti legittimati
Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’art. 3 del D.Lgs. n. 24/2023. A titolo esemplificativo e non esaustivo la segnalazione può avvenire da parte:
- dei dipendenti di System Data Center (sia lavoratori di struttura che eventuali lavoratori somministrati);
- di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con System Data Center.
4. Estensione della tutela
La tutela dei segnalanti è garantita:
- nel caso dei lavoratori dipendenti di System Data Center durante tutta la vigenza del contratto, ivi incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e, nel caso di cessazione del rapporto di lavoro oltre la fine dello stesso rapporto qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
- nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con System Data Center per tutta la durata del rapporto, ivi incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale in concomitanza o successivamente alla cessazione del rapporto.
5. Tipo di segnalazioni ammesse
Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato, cosi come previsti dal D.Lgs. n. 24/2023.
A titolo esemplificativo e non esaustivo questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di arrecare un danno o un pregiudizio a System Data Center, quali ad esempio:
- comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
- comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs 231/2001;
- comportamenti perseguibili sotto il profilo legale (penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative);
- comportamenti in grado di arrecare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse di System Data Center;
- comportamenti in grado di comportare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.
6. Iter procedurale
Il soggetto che intende fare una segnalazione accede al link diretto https://www.whistleblowing.sdcnet.it dove trova l’applicazione per l’invio delle segnalazioni anonime descritta nell’allegato 1.
Nella pagina iniziale è consigliato l’utilizzo del browser TOR per garantire il completo anonimato, seguendo le istruzioni riportate nell’allegato 1 si effettua il download del file di installazione e si procedere all’installazione del browser TOR. Tutte le operazioni sono eseguite sono in forma anonima pertanto per avviare una sessione di lavoro riconducibile al soggetto è necessario utilizzare la stringa riportata come indicato nelle istruzioni
contenute nell’allegato 1.
Avviata la sessione di lavoro si procede all’apertura della segnalazione compilando l’apposito modulo preimpostato che consente di tipizzare il caso e fornire una serie di dati relativi alla segnalazione. Il segnalante ha facoltà di allegare documenti, immagini (file elettronici) che reputa utili a sorreggere e/o integrare la segnalazione di illecito.
Una volta finalizzato l’invio al segnalante viene indicato il numero di caso (ricevuta a 16 cifre della segnalazione) e viene raccomandata l’annotazione dello stesso in quanto solo attraverso tale numero il segnalante potrà seguire gli aggiornamenti e gli esiti riguardanti la sua segnalazione tramite l’applicazione in uso.
Al soggetto incaricato, formato e deputato alla gestione delle segnalazioni viene inviata una notifica via mail contenente il link diretto al modulo della segnalazione inviata, dunque lo stesso potrà accedere per eseguire lo studio e le lavorazioni del caso. Entro il termine di 7 (sette) giorni la segnalazione viene presa in carico ed il segnalante può avere il riscontro di questo accedendo allo stesso link utilizzato per la segnalazione https://www.whistleblowing.sdcnet.it inserendo le 16 cifre della ricevuta.
Il soggetto gestore delle segnalazioni, può inserire un commento che viene letto dal segnalante e al quale quest’ultimo può rispondere avviando in questo una comunicazione tramite messaggi contenuti sempre all’interno della segnalazione e ordinati cronologicamente.
In ogni caso, anche qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o, risulti infondata o erroneamente presentata (per via dei suoi contenuti) su canale inidoneo, viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento, data che il portale fa coincidere con
quella di invio della segnalazione.
7. Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni
Ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023, le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del principio di cui agli articoli 5, paragrafo 1, lettera e), del regolamento (UE) 2016/679 e 3, comma 1, lettera e), del decreto legislativo n. 51 del 2018.
8. Osservanza del divieto di atti ritorsivi
In ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 17 del D.Lgs. n. 24/2023 System Data Center osserverà il divieto di porre in essere qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.
Roma, 22 dicembre 2023
